El concepto de Clima Organizacional ha sido motivo de muchas discusiones académicas en la búsqueda de encontrar parámetros para medir su importancia en el funcionamiento de las organizaciones, empresas e instituciones. Este tema tiene como finalidad que el personal de carrera distinga el clima organizacional de su área de adscripción a través de la revisión de los factores que lo influyen. Así mismo, el personal del Servicio identificará la importancia de la comunicación y del clima organizacional como factores para la mejora de resultados, mediante la revisión de la vinculación entre ellas, proponiendo acciones de mejora en su práctica profesional.

Analizaremos el concepto de clima organizacional como una expresión personal de la percepción que los colaboradores y directivos se forman de la institución a la que pertenecen y que incide directamente en el desempeño de la organización. El clima organizacional refleja la interacción entre características personales y organizacionales.

El clima organizacional tiene importantes y diversas características percibidas directamente o indirectamente por los colaboradores que se desempeñan en ese medio ambiente, pues cada colaborador tiene una percepción distinta del medio en que se desenvuelve. De ahí la importancia de cuidar las características fundamentales del clima organizacional, pues incide en las actitudes de las personas de diferentes maneras.

Entre los principales factores que abarca el clima organizacional están el liderazgo y prácticas de dirección, los tipos de supervisión, el ejercicio de la autoridad etc. Estos factores interactúan con el sistema formal y la estructura de la organización (sistema de comunicaciones, relaciones de dependencia, promociones, interacción entre sus miembros, etc.) y también con aspectos de tipo económico (remuneración, sistemas de incentivos, apoyo social) las que inciden en el comportamiento en el trabajo.

Normalmente la medición del clima organizacional se suele hacer mediante encuestas o cuestionarios, aplicados a los empleados de la institución o de nuestra área, con la intención de medir aspectos o factores preestablecidos de manera específica, que obviamente estarán ligados de manera directa con la situación particular del Instituto.

La mejora del Clima Organizacional y el trabajo en equipo permiten que los empleados actúen integrándose en el cumplimiento de objetivos comunes, pues así se conocen unos a otros por las habilidades que los caracterizan, y cuando esas habilidades se integran, potencian hasta límites desconocidos sus logros. Estimular el trabajo en equipo no sólo permite mejorar el clima organizacional, sino también que la institución obtenga el máximo beneficio de sus empleados.

Por lo anterior, en el siguiente subtema de esta unidad analizaremos la importancia de la comunicación en el ámbito laboral, como un tema que afecta directamente el clima de la organización y, si se maneja correctamente, permite a las personas sentirse cómodas y apreciar el lugar en el que trabajan. Además, si ésta se gestiona debidamente permite mejorar el clima organizacional y el rendimiento de los empleados.

Resulta muy conveniente contar con mecanismos de medición periódica del clima organizacional que nos permitirán conocer si nuestros colaboradores tienen una percepción positiva o negativa, si se consideran a sí mismos como espectadores apáticos o parte activa de los procesos organizacionales. Los resultados obtenidos de las encuestas nos permitirán conocer las áreas de oportunidad que conlleven a los empleados a que se sientan contentos, cómodos, confiados y seguros de la institución. El ambiente de trabajo ayuda en la imagen del Instituto frente a todo público.

El texto Clima y cultura organizacional de Jaime Santana Et.Al. es particularmente relevante porque establece un debate sobre las diferencias y similitudes entre Clima y Cultura organizacional y ofrece definiciones alternativas para profundizar en el análisis de ambos conceptos.

La concepción de Clima Organizacional inició en 1939:

La fundamentación teórica básica sobre clima organizacional se desarrolla a partir de los estudios de Lewin et al., (1939) . Para estos autores, el comportamiento de un individuo en el trabajo no depende solamente de sus características personales, sino también de la forma en que éste percibe su clima de trabajo y los componentes de la organización. El individuo está inmerso dentro de un clima determinado por la naturaleza particular de la organización (Brunet, 1987) . Lewin et al., (1939), utilizaron los términos clima social y atmósfera social de forma indistinta para analizar la relación entre estilo de liderazgo y clima, una dimensión que a la postre se ha convertido en determinante para el constructo clima organizacional.

Revisemos cómo evolucionó el concepto de Clima Organizacional a lo largo del Siglo XX y hasta la concepción de Cultura Organizacional, y cómo se empezó a desplazar al primer concepto, aunque se refieran a cosas diferentes. Para aclarar el debate, Lewin et al., (1939) ofrecen las siguientes definiciones:

Cultura Organizacional

Los investigadores organizacionales coinciden en definir la cultura como conjuntos de cogniciones compartidas por los miembros de una determinada unidad social, las cuales se adquieren a través del aprendizaje social y de procesos de socialización que exponen a los individuos a diversos elementos culturales, como actividades e interacciones, informaciones comunicadas y artefactos materiales, que conforman la experiencia social al tiempo que dotan a sus miembros de valores compartidos, marcos de comprensión comunes y sistemas de creencias y de expectativas. No obstante, las culturas no son uniformes ni estáticas, ya que cambian y se configuran de manera dinámica a lo largo del tiempo.

Recordemos los elementos de Cultura Organizacional para marcar la diferencia con Clima Organizacional. Los autores muestran, siguiendo a Denison (1996) , que la cultura es diferente del clima, si bien ambos conceptos comparten un núcleo común: tratar de describir y de explicar las relaciones que existen entre grupos de personas que comparten cierto tipo de situación o de experiencia.

Peterson y Spencer (1990) señalan que la cultura se refiere a asunciones subyacentes y valores compartidos, mientras que el clima se refiere a percepciones compartidas sobre comportamientos del grupo.

Con todo ello, la posición más común es que la cultura tiene que ver con asunciones o significados compartidos, mientras que el clima con percepciones compartidas sobre comportamiento organizacional. Se trataría por tanto de constructos diferentes, si bien con interrelación entre sí.

Con base en las definiciones analizadas, repasaremos ahora algunas de las ideas que se expresan en el siguiente texto para valorar la importancia de construir un buen Clima Organizacional en nuestras áreas de influencia en el Instituto Nacional Electoral. Si bien la revisión del texto completo es interesante, lo cierto es que nos centraremos en la parte de las ideas que aportan los autores para mostrar la relevancia de que los líderes de las organizaciones asuman la responsabilidad de la construcción de un clima organizacional óptimo en sus organizaciones.

En el artículo “Clima organizacional y gerencia: inductores del cambio organizacional” de Maldonado fue elaborado con el propósito de discutir el clima organizacional y la gerencia en el contexto de los cambios organizacionales. Se presenta una síntesis parcial de la abundante literatura que existe sobre este tema. El abordaje es general, de modo que la discusión se realiza sobre los conocimientos y las experiencias que pueden ser aplicables a diversos tipos de organizaciones. Se describen tres experiencias de trabajo con organizaciones que muestran el resultado de 527 evaluaciones del clima, en las cuales se evidencia la influencia de la acción gerencial sobre la calidad del clima organizacional, siendo esta cuantificada y ubicada en un intervalo porcentual que oscila entre el 50% y 70%. Se subraya la necesidad de que el gerente gestione el clima en su organización, vista en su totalidad, o sea un departamento o un grupo de trabajo. Esa gestión del clima deberá realizarla con mayor empeño, si desea emprender un proceso de cambio partiendo de la premisa que ser promotor de cambios es un rol gerencial, cuyo éxito en el desempeño estará determinado por la calidad del clima organizacional.

Destaca por principio, la importancia que le otorgan los autores al rol de los “gerentes” (líderes en nuestro caso) en el desarrollo de un buen clima organizacional:

Al gerente se le exige un accionar dirigido a convertirse en un promotor de cambios en la organización. Al respecto, explica tres perspectivas que se presentan en la literatura gerencial, sobre lo más importante que debe hacer un gerente.

En consecuencia, es importante para la gerencia mirar la organización con una visión amplia, integradora, realista y no sesgada por los términos o las teorías gerenciales de moda, que con frecuencia ofrecen soluciones y modos de pensar sobre la organización considerando siempre las realidades culturales y las coyunturas de una organización en particular; por esto, los gerentes buscarán construir un ambiente laboral o clima organizacional que propicie el logro de los objetivos reconocidos y deseados al emplear sus conocimientos sobre la realidad organizacional, sobre la cual mantienen creencias y opiniones, y dándole cabida al conocimiento de las creencias y opiniones de sus colaboradores.

Los resultados subrayan la imagen gerencial como la de mayor peso en el clima total de la organización, al tiempo que explican el 69% de la integración organizacional, el 33% de la vitalidad organizacional y el 26% de la calidad del ambiente. Significa esto que cuanto más favorable es percibida la imagen gerencial, más positiva es la integración organizacional, la cual se traduce en mejor comunicación y mayor cooperación. Así mismo, cuando se mejora la imagen gerencial, se optimizan la vitalidad organizacional y la calidad del ambiente.

El capítulo de “Comunicación” de Chiavenato (2009), tiene como objetivo complementar las herramientas que debemos poner en práctica para estar en condiciones de cambiar y mejorar la Cultura Organizacional de nuestra institución, o al menos de nuestra área de adscripción.

El Contexto: La sociedad de la información

Vivimos en una sociedad basada en la información. Los datos organizados y significativos conducen a la información, entendida como el proceso que organiza la acción. Cuando los datos provocan que los receptores emprendan una acción es porque aquéllos se han convertido en información. Los economistas consideran que la información sirve para reducir o eliminar la incertidumbre en las decisiones públicas o privadas. Los administradores piensan que la información es un insumo del proceso de toma de decisiones y además evalúan las acciones que origina. En ambos casos, la información es un recurso que agrega valor a los procesos y a los productos.

En la era industrial, los administradores dedicaban todo su tiempo a buscar información sobre operaciones pasadas para entenderlas y controlarlas mejor. Casi siempre la información les llegaba mucho después de las operaciones, y la planeación consistía en extrapolar los acontecimientos pasados y hacer algunas correcciones. En la era de la comunicación, la información sobre las operaciones es inmediata y se presenta en tiempo real. A diferencia de lo que ocurría antes, ahora la información es tanta que el proceso se ha invertido y, dado el enorme volumen de información disponible, los administradores están saturados de ella; ya no deben buscarla, sino seleccionar aquella que sea relevante para sus decisiones. Gracias a la tecnología de la información, las organizaciones pueden disponer inmediatamente de información acerca de sus operaciones, clientes, proveedores, miembros y, sobre todo, de sus competidores. Bill Gates dice que la información es algo que una persona desea saber y por lo cual está dispuesta a pagar. La información no es tangible ni mensurable, pero es un producto valioso en el mundo contemporáneo porque proporciona poder. El control de la información es una aspiración de los gobiernos, las empresas y las personas. Drucker va más allá y argumenta que en la era de la comunicación el conocimiento se ha convertido en el recurso que garantiza agregar mayor valor en la organización, en el factor de producción decisivo, y ha sustituido al capital, la tierra y el trabajo. Estamos llegando a la sociedad del conocimiento. El conocimiento es una forma organizada de informaciones consolidadas por la mente humana o por medio de los mecanismos cognitivos de la inteligencia, la memoria y la atención.

El cuadro siguiente muestra un esquema claro de la importancia de las tareas de comunicación en cada una de las actividades que desarrollamos como líderes del Servicio:

Concepto de Comunicación

En todos los niveles de actividad de una organización, las personas están adquiriendo y difundiendo información constantemente. La comunicación es un elemento clave, porque los administradores no trabajan con cosas, sino con información acerca de ellas. Además, todas las funciones administrativas, como la planeación, la organización, la dirección y el control, sólo pueden funcionar en la práctica mediante la comunicación. Ésta es indispensable para el funcionamiento de la organización. A pesar de todos los avances de la informática y las telecomunicaciones, la comunicación entre las personas todavía deja mucho que desear, porque no depende de la tecnología, sino del esfuerzo de la gente y de aquello que las rodea. Es un proceso que ocurre en el interior de las personas.

La palabra comunicación proviene del latín communicatio y significa hacer común. El comunicador trata de establecer una especie de comunidad con el receptor. Así, la comunicación se refiere a la transmisión de información mediante símbolos comunes, y a su comprensión. Los símbolos comunes pueden ser verbales o no verbales. Así, comunicación es la transferencia de información y de significados de una persona a otra. Es el flujo de información entre dos o más personas y su comprensión, o la relación entre personas por medio de ideas, hechos, pensamientos, valores y mensajes. La comunicación es el punto en el cual convergen las personas cuando comparten sentimientos, ideas, prácticas y conocimientos. Así, toda comunicación involucra cuando menos a dos personas: la que envía un mensaje y aquella que lo recibe. Una persona sola no puede comunicar nada, porque necesita otra para completar el acto de la comunicación, que implica necesariamente transacciones entre personas.

Funciones de la Comunicación

El autor destaca, de manera general, las siguientes cuatro funciones de la comunicación:

• Control
• Motivación
• Expresión de emociones
• Información

Estas cuatro funciones son muy importantes. Las personas y los grupos necesitan algún tipo de control, de estímulo al esfuerzo, medios para expresar emociones y tomar decisiones que contribuyan a un buen desempeño. Toda comunicación en un grupo u organización implica una o varias de las cuatro funciones. Pero, en el ambiente de trabajo, la comunicación adquiere una dimensión diferente. Chiavenato (2009), menciona los siguientes tres objetivos:

Chiavenato (2009), destaca los siguientes pasos en el proceso de la comunicación:

Adicionalmente, la comunicación puede ser eficiente o eficaz. El siguiente cuadro muestra la diferencia:

Antes de pasar a los conceptos de comunicación organizacional, conviene revisar el cuadro que presenta el autor en el que muestra las barreras que se presentan en la comunicación y que pueden afectar el desarrollo de las actividades laborales:

Comunicación Organizacional

La comunicación es esencial para alcanzar la concordancia y la consistencia en el comportamiento de las personas. La comunicación organizacional es el proceso mediante el cual las personas intercambian información en una organización. Algunas comunicaciones fluyen por la estructura formal y la informal; otras bajan o suben a lo largo de niveles jerárquicos, mientras algunas más se mueven en dirección lateral u horizontal. En la actualidad, la informática ha intensificado la comunicación en todas las direcciones.

La comunicación organizacional, como la interpersonal, no es perfecta, sino que se transforma a lo largo del proceso, lo cual provoca que el destinatario casi siempre reciba un mensaje diferente al enviado originalmente, pues la intención se transforma en el proceso de comunicación. La comunicación organizacional casi siempre funciona como si los mensajes y los significados entre la administración y las personas pasaran por un cuello de botella.

Los canales de comunicación formal son los que fluyen dentro de la cadena de mando o responsabilidad definida por la organización.

Existen tres tipos de canales formales: las comunicaciones descendentes, las ascendentes y las horizontales.

Finalmente, resumimos los aspectos importantes que menciona Chiavenato (2009), para mejorar la comunicación en nuestra organización:

En resumen, la buena comunicación requiere ser entendido y entender.

Propiciar la confianza mutua. La comunicación funciona mejor cuando está basada en la confianza recíproca entre administradores y subordinados. Un ambiente amigable y un clima de confianza permiten un mejor acompañamiento y una mejor comprensión entre los subordinados.

Crear oportunidades. Como las personas son bombardeadas intensamente por millares de mensajes cada día, muchos de éstos ni siquiera son decodificados o recibidos. Mientras los administradores están tratando de comunicarse con sus receptores, éstos reciben otros mensajes. Cuando ocurren cambios importantes, muchas empresas organizan retiros que permiten intercambiar ideas.